Zásady zpracování osobních údajů

Společnost La Lorraine Bakery Group NV, se sídlem Elisabethlaan 143, 9400 Ninove, VAT 412.382.632, RPR Ghent, divize Dendermonde (dále jen „LLBG“), v rámci své činnosti shromažďuje a zpracovává osobní údaje fyzických osob, jako jste Vy, (dále jen „osobní údaje“). Společnost LLBG dbá na ochranu Vašich osobních údajů, a zavazuje se proto zpracovávat Vaše osobní údaje pouze způsoby uvedenými v těchto zásadách zpracování osobních údajů. Zpracování osobních údajů společností LLBG probíhá v souladu se všemi relevantními právními předpisy, včetně Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „GDPR“).
Součástí závazku společnosti LLBG je i vysvětlení těchto zásad zpracování osobních údajů, včetně informací o tom, proč a jak Vaše osobní údaje zpracováváme, jaká jsou Vaše práva a jim odpovídající naše povinnosti. Dále jsou zde uvedeny informace o tom, jak nás můžete kontaktovat, budete-li mít jakékoli dotazy či budete-li chtít uplatnit svá práva (uvedeno v bodě 7).
 
1. Působnost
 
Tyto zásady zpracování osobních údajů se vztahují na jakékoli zpracování osobních údajů týkající se:
•           budoucích, současných či bývalých zákazníků (fyzických osob);
•           budoucích, současných či bývalých dodavatelů (fyzických osob);
•           zástupců či zaměstnanců zákazníků (právnických osob);
•           zástupců či zaměstnanců dodavatelů (právnických osob);
•           zájemců o zaměstnání;
•           návštěvníků našich prostor;
•           návštěvníku našich webových stránek.
Tyto zásady zpracování osobních údajů se nevztahují na údaje o právnických osobách.
Takzvaný „správce“ je osoba, která rozhoduje o účelech a prostředcích shromažďování a zpracovávání Vašich osobních údajů. Není-li v dalších zásadách vztahujících se ke konkrétním účelům zpracování uvedeno jinak, společnost LLBG je správcem osobních údajů.
 
2. Jaké osobní údaje o Vás společnost LLBG shromažďuje?
 
2.1 Obecné
V první řadě shromažďujeme identifikační a kontaktní údaje osob, se kterými jsme v kontaktu, jako například Vaše jméno, e-mailovou adresu a/nebo poštovní adresu, číslo na pevnou linku či mobilní telefon. Obsah zpráv, které nám zašlete poštou nebo e-mailem, je také zaznamenáván.
Osobní údaje dětí zpracováváme, jen pokud se účastní školních nebo jinak organizovaných kolektivních prohlídek.
 
2.2 Podnikatelé
U podnikajících zákazníků a dodavatelů v podobě fyzických osob dále zpracováváme Váš titul, pozici, název Vaší společnosti, platební údaje, jako je číslo Vašeho bankovního účtu, IBAN, BIC, případně DIČ.
Titul, pozice a název společnosti jsou zpracovávány i v případě zástupců a zaměstnanců zákazníků a dodavatelů v podobě právnických osob.
V případě, že nám poskytnete osobní údaje jakékoli další osoby (například kontaktní údaje svého kolegy), jste povinen takové osobě současně předat kopii těchto zásad zpracování osobních údajů.
 
2.3 Soukromé osoby
Jste-li zákazníkem fyzickou osobou a máte-li u společnosti LLBG zřízenu zákaznickou kartu, zpracováváme také historii Vašich nákupů a osobní informace, jako je pohlaví, věk, datum narození a údaj o tom, zda máte příbuzné.
 
2.4 Návštěvníci našich prostor
Při návštěvě našich prostor můžete být zaznamenáni některou z našich bezpečnostních kamer. Na přítomnost kamery vždy upozorňuje příslušné označení.
Máte-li schůzku s některým z našich zaměstnanců, máte zároveň povinnost uvést na recepci Vaše jméno a důvod návštěvy.
 
2.5 Akce
Účastníci akcí pořádaných společností LLBG mohou být fotografováni, pokud k tomu dají souhlas.
 
2.6 Návštěvníci webových stránek
Pokud navštívíte naše webové stránky, zpracováváme také některé údaje související s připojením (jako je Vaše IP adresa, doménové jméno Vašeho poskytovatele připojení, typ Vašeho prohlížeče, operačního systému a platformy), statistické údaje a informace ohledně Vašeho chování, zvyků a preferencí (tyto informace se týkají navštívených stránek, vyžádaných informací a času stráveného na našich stránkách).
 
2.7 Zájemci o zaměstnání
Zpracováváme relevantní osobní údaje poskytnuté zájemci o zaměstnání, jako je Vaše pohlaví, věk, datum narození a profesní informace (pracovní zkušenosti, jazykové znalosti, dokončené vzdělání,…).
 
3. Jak shromažďujeme vaše osobní údaje?
 
Vaše osobní údaje shromažďujeme přímo nebo nepřímo jedním (nebo více) z uvedených způsobů:
  1. když nás oslovíte a komunikujete s našimi zaměstnanci a/nebo IT systémy;
  2. když nám dáte svoji vizitku;
  3. když se přihlásíte k odběru našich obchodních sdělení;
  4. když se ucházíte o zaměstnání ve společnosti LLBG (na základě vlastní žádosti nebo inzerátu);
  5. když si objednáte či koupíte některé naše zboží nebo služby (například přes naši online pekárnu);
  6. prostřednictvím záznamů z našich bezpečnostních kamer;
  7. prostřednictvím fotografií z našich akcí;
  8. skrze společnost pro kterou pracujete, nebo prostřednictvím jednoho z Vašich kolegů;
  9. shromažďováním údajů uveřejněných na internetu;
  10. když používáte Vaši zákaznickou kartu;
  11. když se účastníte nebo zaregistrujete v našich průzkumech, kampaních, soutěžích a prohlídkách;
  12. nákupem osobních údajů zákazníků od marketingových databází;
  13. když navštívíte naši webovou stránku nebo vyplníte náš kontaktní formulář.
V případě potřeby doplňujeme Vaše osobní údaje o informace z veřejně dostupných zdrojů, které jsou k dispozici ve Vaší jurisdikci, jako je úřední věstník či jiné relevantní úřední databáze obsahující dodatečné osobní údaje, které jsme povinni uchovávat.
Pokud Vás o sdělení osobních údajů požádáme přímo (například pomocí formuláře), vždy uvedeme informaci o tom, které údaje jsou povinné a jaké jsou následky neposkytnutí těchto údajů.
Abychom zajistili, že údaje, které o Vás máme, budou vždy přesné a aktuální, můžeme Vás v určitých intervalech požádat o zkontrolování a potvrzení těchto údajů, nebo jejich doplnění, pokud je třeba.
 
4. Proč Vaše osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme?
 
Vaše osobní údaje jsou vždy zpracovávány pro konkrétní a přesně určené účely a vždy jsou zpracovávány jen osobní údaje v rozsahu nezbytném pro daný účel.
 
4.1 Obecné účely
Osobní údaje (zástupců a zaměstnanců) našich zákazníků a dodavatelů, návštěvníků naší společnosti a našich webových stránek zpracováváme pro účely:
  1. monitorování našich činností (měření a vypracování statistik prodejů, počtu zákazníků, atd.);
  2. správy našeho IT, včetně řízení infrastruktury a bezproblémového chodu našeho podnikání;
  3. zvyšování kvality našeho zboží a služeb;
  4. ochrany našich ekonomických zájmů;
  5. správy našich archivačních systémů;
  6. odpovědí na dotazy úřadů či soudů;
  7. souladu se zákonem;
  8. fúzí a akvizic; a
  9. prevence podvodů.
4.2 Podnikatelé
Dále zpracováváme osobní údaje (zástupců a zaměstnanců) našich zákazníků a dodavatelů pro účely:
  1. přípravy a plnění smluv;
  2. nákupů, plnění, fakturace a účetnictví;
  3. řízení vztahů se zákazníky, dodavateli a partnerskými programy;
  4. monitorování činností v našich prostorách, včetně souladu s příslušnými předpisy, včetně zdravotních a bezpečnostních předpisů; a
  5. pravidelného zasílání newsletterů a propagačních e-mailů o našem zboží a službách a dalších zajímavých informacích, například prostřednictvím cílené reklamy na sociálních sítích, pomocí adresy poskytnuté Vámi nebo Vaším zaměstnavatelem (byl-li k tomu Vámi udělen souhlas).
4.3 Soukromé osoby
Dále zpracováváme osobní údaje našich zákazníků fyzických osob pro účely:
  1. plánování a dodání zboží a služeb zákazníkům;
  2. správu zákaznických karet;
  3. řízení vztahů se zákazníky;
  4. zpracování (personalizovaných) objednávek, včetně online pekárny, a k informování zákazníků o stavu jejich objednávky (pokud je to třeba);
  5. oslovování a selekce;
  6. fakturace a účetnictví;
  7. pravidelného zasílání newsletterů a propagačních e-mailů o našem zboží a službách a dalších zajímavých informacích, například prostřednictvím cílené reklamy na sociálních sítích, pomocí Vámi poskytnuté adresy (byl-li k tomu Vámi udělen souhlas);
  8. odpovědí na dotazy zákazníků, včetně telefonních dotazů; a
  9. organizace propagačních akcí, kampaní a soutěží.
4.4 Návštěvníci našich prostor
Osobní údaje návštěvníků našich prostor zpracováváme pro účely:
  1. organizace školních prohlídek a jiných návštěv naší společnosti; a
  2. monitorování činností v našich prostorách, včetně souladu s příslušnými předpisy, včetně zdravotních a bezpečnostních předpisů.
4.5 Návštěvníci našich webových stránek
Zpracováváme také osobní údaje návštěvníků našich webových stránek, a to pro účely:
  1. správy a zkvalitňování našich webových stránek (například prostřednictvím diagnostiky serverových problémů, optimalizace datových přenosů, integrace a optimalizace webových stránek);
  2. měření využití našich stránek (například vytvářením statistik počtu datových přenosů nebo sbíráním informací o chování návštěvníků stránek a navštívených stránkách);
  3. zkvalitnění a personalizace prohlížení webových stránek, včetně přizpůsobení obsahu konkrétnímu návštěvníkovi (například zapamatováním Vašich výběrů a nastavení, použitím cookies);
  4. analýzy efektivity našich e-mailových kampaní a zkvalitnění rozesílání e-mailů, za účelem snazší komunikace se zákazníky; a
  5. monitorování a prevence podvodů a jiných zneužití našich stránek.
5. Právní důvody pro zpracování osobních údajů
 
Osobní údaje nemohou být zpracovávány bez řádného naplnění zákonných důvodů. Vaše osobní údaje proto zpracováváme jen:
  1. s Vaším svobodným, výslovným a konkrétním souhlasem se zpracováním Vašich osobních údajů pro jeden nebo více konkrétních účelů; nebo
  2. je-li zpracování nezbytné pro plnění našich smluvních povinností vůči Vám nebo pro provedení opatření přijatých na Vaši žádost před uzavřením smlouvy; nebo
  3. je-li zpracování nezbytné pro splnění naší právní povinnosti vyplývající ze zákona nebo jiného právního předpisu; nebo
  4. je-li zpracování nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů Vás nebo jiné fyzické osoby;
  5. je-li zpracování nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů a nezasahuje nepřiměřeně do Vašich zájmů nebo základních práv a svobod. Vezměte prosím na vědomí, že  při zpracování osobních údajů na základě tohoto právního důvodu se vždy snažíme nalézat rovnováhu mezi našimi oprávněnými zájmy a Vaším soukromím.
Mezi naše oprávněné zájmy patří například: využívání výhod z nákladově efektivních služeb, nabízení zboží a služeb našim zákazníkům, prevence podvodů a zabezpečení našich IT systémů a sítí, dosahování našich cílů firemní společenské odpovědnosti (CSR).
Ve většině případů jsou Vaše osobní údaje zpracovávány, neboť jsou nezbytné pro účely současných nebo budoucích smluvních vztahů. V případě jakýchkoli dotazů ohledně konkrétních důvodů, na základě kterých zpracováváme osobní údaje, nás neváhejte kontaktovat způsoby uvedenými v bodě 7.
Pro zpracování osobních údajů o Vašich dětech v rámci organizovaných prohlídek našich prostor vždy vyžadujeme Váš výslovný souhlas, a to buď přímo, nebo prostřednictvím školy Vašich dětí.
 
6. Kdo má přístup k Vašim osobním údajům?
 
6.1 V rámci LLBG
Osobní údaje ukládáme do našich IT systémů, odkud jsou přístupné pouze zaměstnancům, jejichž přístup k Vašim osobním údajům je součástí jejich pracovních úkolů v rámci společnosti LLBG a jejichž přístup je nezbytný pro účely stanovené v bodě 4.
Tito zaměstnanci podléhají vnitřním předpisům a procesům o zabezpečení, důvěrnosti a ochraně osobních údajů. Současně jsou povinni dodržovat technická a organizační opatření, která jsme přijali k ochraně Vašich osobních údajů. Zmíněná bezpečnostní opatření byla vytvořena na míru tak, aby zohledňovala současný stav technologického vývoje, náklady na jejich implementaci, rizika spojená se zpracováním a povahou osobních údajů, rozsah zpracovávaných údajů a rizika spojená s jejich zpracováním.
 
6.2 Mimo LLBG
Část námi zpracovávaných osobních údajů předáváme určitým kategoriím příjemců mimo společnost LLBG v souvislosti s výše uvedenými účely, vždy však jen pokud je takové předání skutečně  nezbytné. Hlavními příjemci Vašich osobních údajů mohou být:
  1. naši poskytovatelé služeb, zejména konzultanti, poskytovatelé IT služeb, bezpečnostní agentury, pojišťovny a finanční instituce;
  2. naši obchodní partneři, zejména obchodníci či provozovatelé supermarketů nabízející naše zboží a naši marketingoví poradci;
  3. jakékoli státní nebo nadstátní dozorové, regulační či donucovací orgány nebo soudy, pokud jsme k takovému předání povinni dle příslušných právních předpisů či na jejich žádost;
  4. externí poradci, zejména účetní a právníci, například v rámci převodu či převzetí podniku nebo jeho části; a
  5. další osoby zúčastněné ve vyšetřování možného podvodu nebo jiného porušení zákona.
Předání osobních údajů třetím osobám nás nezbavuje odpovědnosti za zpracování Vašich osobních údajů. S výjimkou státních orgánů jsou všichni příjemci osobních údajů povinni tyto údaje zpracovávat pouze v souladu s našimi přesnými pokyny a pouze pro námi stanovené účely. V opačném případě Vás o takovém předání předem informujeme a v případě potřeby Vás požádáme o udělení souhlasu. Příjemci osobních údajů jsou navíc za účelem zajištění bezpečnosti Vašich osobních údajů vázáni striktními smluvními povinnostmi
 
6.3 Předání mimo území Evropského hospodářského prostoru
Někteří příjemci mohou být usazeni mimo území Evropského hospodářského prostoru, kde nemusí být zajištěna stejná úroveň ochrany osobních údajů. Dle příslušných právních předpisů pro předání osobních údajů do třetích zemí jsme přijali nezbytná opatření k zajištění dostatečné úrovně ochrany osobních údajů (jako jsou smluvní povinnosti příjemců dbát o bezpečnost Vašich osobních údajů). Další informace a vysvětlení týkající se předání údajů do třetích zemí nebo informace o přijatých opatřeních obdržíte při uplatnění svých práv dle bodu 7.
 
7. Jaká jsou Vaše práva a jak je můžete uplatnit?
 
Vždy máte právo požádat o přístup k Vašim osobním údajům zpracovávaným společností LLBG a právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů. V některých případech máte také právo vznášet námitky proti zpracování osobních údajů, právo požadovat omezení zpracování údajů a právo požádat o výmaz některých osobních údajů. Dále máte v určitých případech právo požádat o předání některých Vašich osobních údajů Vám nebo třetí osobě. Společnost LLBG se zabývá výše uvedenými požadavky a námitkami v souladu s právními předpisy o ochraně osobních údajů, mějte však na paměti, že tato práva nejsou absolutní a mohou se na ně vztahovat zákonné výjimky. Ne vždy tak budeme moci vyhovět všem Vašim námitkám a požadavkům.
Udělený souhlas s určitým druhem zpracování může být kdykoli vzat zpět, je však třeba si uvědomit, že v takovém případě Vám nemusí být nadále umožněno využívat veškeré naše služby. Odvolání souhlasu se zpracováním nemá vliv na zákonnost zpracování probíhajícího na základě souhlasu před jeho odvoláním. Vždy však můžete bezplatně vznášet námitky proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu.
Přejete-li si uplatnit kterékoli ze svých výše uvedených práv, zašlete prosím e-mail na adresu privacy@llbg.com, ke kterému přiložte kopii svého občanského průkazu.
Vaše připomínky ohledně zpracování osobních údajů bereme velmi vážně a vždy je vyřizujeme jak nejrychleji je to možné. V případě jakýchkoli otázek nás proto neváhejte kontaktovat.
Pokud nejste spokojeni se způsobem, jakým zpracováváme vaše osobní údaje, máte právo podat stížnost u úřadu pro ochranu osobních údajů v Belgii (Rue de la Presse 35, 1000 Brusel nebo contact(at)apd-gba.be), nebo u úřadu pro ochranu osobních údajů v členském státě EU, ve kterém máte své obvyklé bydliště, místo pracoviště či ve kterém došlo k údajnému porušení.
 
8. Po jakou dobu údaje uchováváme?
 
Přesná doba uchování závisí na účelu, pro který jsou osobní údaje zpracovávány.
Obecně jsou společností LLBG při uchování osobních údajů zohledňována následující kritéria: (i) osobní údaje jsou uloženy po dobu, po kterou jsou nezbytné pro účely, pro které byly shromážděny, a (ii) vždy v souladu s příslušnými právními a vnitřními předpisy.
Vaše osobní údaje uložené v naší databázi, které se nevztahují ke konkrétní smlouvě, jsou vymazány po 120 měsících od Vaší poslední interakce s námi.
Osobní údaje vztahující se ke konkrétní smlouvě, kterou jste (nebo Váš zaměstnavatel) s námi uzavřel, jsou uchovávány po dobu platnosti této smlouvy a zároveň do okamžiku, kdy se promlčí veškeré nároky z této smlouvy, pokud právní předpisy nevyžadují delší dobu archivace údajů. Po uplynutí uvedené doby budou Vaše osobní údaje z naší databáze vymazány.
Záběry z bezpečnostních kamer jsou uchovávány po dobu ne delší, než je maximální povolená doba jejich uchovávání dle jurisdikce, ve které byly tyto záběry pořízeny.
Osobní údaje zpracovávané pro účely právních sporů jsou vymazány (i) do mimosoudního vyřešení sporu, (ii) do pravomocného rozhodnutí, proti kterému neexistuje opravný prostředek, nebo (iii) do promlčení nároku.
 
9. Změny zásad zpracování osobních údajů
 
Tyto zásady zpracování osobních údajů mohou být kdykoli změněny. K poslední změně zásad zpracování osobních údajů došlo 1. března 2019. O všech budoucích změnách zpracování osobních údajů, jak je popsáno v těchto zásadách, Vás budeme předem informovat prostřednictvím našich webových stránek (například prostřednictvím vyskakovacích oken) a prostřednictvím našich běžných komunikačních kanálů (například e-mailem, pokud máme Vaši e-mailovou adresu). Vždy si však prosím ověřte, že máte k dispozici aktuální znění.
 
10. Kontaktujte nás
 
Ohledně obecných dotazů nás vždy můžete kontaktovat zasláním e-mailu na adresu privacy@llbg.com. V případě dotazů týkajících se ochrany osobních údajů a uplatnění Vašich práv se prosím obraťte na e-mailovou adresu uvedenou v bodě 7. Vždy vám rádi pomůžeme.